sábado, 12 de marzo de 2011

UNIDAD 3 CONCILIACIONES BANCARIAS

                                                                            CONTABILIDAD 2
                                                                                 UNIDAD 3
                                                                CONCILIACIONES BANCARIAS
3.1. Concepto y finalidad
J  Concepto: Es el estado que se formula, sea en detalle o de modo condensado, con el objeto preciso de establecer y tomar en consideración, las discrepancias que existen entre dos o más cuentas relacionadas entre si y que al parecer, son contrarias o arrojen saldos diferentes.
J  Finalidad: Consiste en precisar las diferencias entre ambas y corregirlas. Al comparar saldos lo que se busca es verificar que nuestros registros correspondas a los del banco, si no coinciden los saldos, con este proceso se identifican las diferencias y se buscan los motivos que dieron origen a ellas.
3.2. Fuentes de información
            Se consideran básicamente dos: una la produce el banco “el estado de cuenta”, y otra la tenemos en nuestros libros en el “auxiliar de bancos”.
En forma accesoria, las pólizas, fichas de depósito y comprobantes originales sirven para verificar la diferencia entre los registros del banco y los nuestros.
Normalmente, cuando se recibe el estado de cuenta del banco, el saldo que aparece en dicho estado, no coincide con el saldo que muestra la cuenta del banco que se lleva en libros de la empresa.
Las causas que motivan la diferencia entre ambos saldos, pueden ser:
a)    Cheques cuyos beneficiarios no los hayan presentado para su cobro y en cambio, el cuenta-habiente ya los tiene acreditados o abonados en la cuenta de bancos.
b)    Cargos que el banco hace a su cuenta-habiente, por servicios prestados, como comisiones por cobranzas, cantidades por manejo de cuenta, etc.
c)    Depósitos que se hayan cargado a la cuenta de bancos y que no hayan sido acreditados o abonados a la empresa, bien porque el depósito estuvo formado por cheques  que le fueron entregados al negocio por sus clientes, y que se endosaron al banco, y la institución de crédito (banco) no tenga conocimiento de que dichos documentos ya fueron aprobados  o no por la cámara de compensación; o sea que la organización que actúa como intermediaria de las transacciones entre las instituciones de crédito, especialmente en el intercambio de cheques, giros y documentos entre bancos de un área determinada, con la cual se evita la pérdida de tiempo, que ocurriría si las liquidaciones las hiciera cada institución en forma individual.
d)    Errores de registro que pueden cometer tanto el banco como el contador de la empresa; mismos que no se descubren hasta que se estudió el por qué de las diferencias de saldos entre ambas cuentas.
El estudio que se hace para determinar las partidas que originan la diferencia de los saldos que hemos mencionado, así como conocer las causas de las mismas se llama CONCILIACION BANCARIA.
3.3. Conciliación Aritmética
                      1.      Se comparará el saldo acreedor del estado de cuenta del banco con nuestro saldo deudor del auxiliar de bancos por el mismo período, si son iguales ya no se hace nada.
                      2.      Si los saldos son diferentes se procede a realizar la conciliación bancaria. Generalmente se sigue el procedimiento que a continuación se detalla:
J  Identificar nuestros cargos no correspondidos con los abonos del banco (anotando una palomita a las partidas iguales ü y un número consecutivo a las partidas que no coinciden)
J  Identificar sus cargos del banco, no correspondidos por nuestros abonos (anotando una palomita a las partidas iguales ü y un número consecutivo a las partidas que no coinciden)
J  Identificar nuestros abonos no correspondidos con los cargos del banco (anotando una palomita a las partidas iguales ü y un número consecutivo a las partidas que no coinciden)
J  Identificar sus abonos del banco, no correspondidos por nuestros cargos (anotando una palomita a las partidas iguales ü y un número consecutivo a las partidas que no coinciden)
Cuando ya se hayan identificado las “PARTIDAS“NO” correspondidas se procede a explicar por qué los saldos son diferentes. La descripción de las partidas no correspondidas puede iniciarse con el saldo deudor de nuestra cuenta de bancos para llegar a coincidir en el saldo acreedor del banco, y también se puede iniciar con el saldo acreedor del banco para llegar a coincidir con el saldo deudor determinado en nuestra empresa. ESTE SEGUNDO PROCEDIMIENTO ES EL QUE UTILIZAREMOS PARA ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
Identificadas las “PARTIDAS NO CORRESPONDIDAS” entre el auxiliar de bancos que manejamos en la empresa y es estado de cuenta elaborado por le banco, procedemos a elaborar la CONCILIACION ARITMETICA.
“La conciliación aritmética tiene por objeto presentar el efecto de las partidas no correspondidas para comprobar que los datos son correctos, por lo menor aritméticamente”

jueves, 17 de febrero de 2011

UNIDAD 2 "REGISTRO Y CONTROL DE MERCANCIAS"

REGISTRO Y CONTROL DE MERCANCIAS
El hablar de mercancías es hacer referencia a un Activo Circulante correspondiente a la propiedad que tiene la Empresa sobre artículos destinados a generar directamente  SUS INGRESOS.
Para el Registro y Control de estas mercancías se establece el MÉTODO DE INVENTARIOS PERPETUOS, el cual consiste en establecer tres cuentas para el control de las operaciones de Compra-Venta de Mercancías, una de Balance (almacén) y dos de Resultados, una Acreedora (Ventas) y otra Deudora (Costo de Ventas)
Recordaremos los tecnicismos de las Cuentas de ALMACÉN, VENTAS Y COSTO DE VENTAS.
LA CUENTA DE ALMACÉN
SE CARGA DE:
1.      Del Costo del Inventario Inicial de Mercancías
2.      De las nuevas adquisiciones que se hagan a Precio de Costo
3.      Del importe de las Gastos Sobre Compras
4.      Del Costo de las Mercancías recibidas de los clientes por concepto de DEVOLUCIONES SOBRE LA VENTA
SE ABONA DE:
1.     Del Precio de Costo de la Mercancía Vendida
2.     Del Precio de Costo de la Mercancía Devuelta a los Proveedores
3.     Del importe de las Rebajas sobre Compras, obtenidas de los Proveedores
SALDO: Invariablemente Deudor.
REPRESENTARA: En cualquier momento el importe de las existencias de mercancías al COSTO, a una fecha determinada valuada de conformidad con el procedimiento adoptado por el causante y autorizado por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.
LA CUENTA DE VENTAS
SE ABONA DE:
1.      Del Importe de las Mercancías vendidas a precio de Venta
SE CARGA DE:
1.      Por el Importe del precio en que fue vendida la mercancía y que es DEVUELTA  por el Cliente
2.      Por el Importe de las Rebajas SOBRE VENTAS  concedidas a los Clientes
3.      POR EL TRASPADO DEL SALDO A LA Cuentas de PERDIDAS Y GANANCIAS
SALDO: Invariablemente Acreedor.
REPRESENTARA: El Total de las VENTAS NETAS.
LA CUENTA DE  COSTO DE VENTAS
            SE CARGA DE:
                         Del Precio de Costo de la Mercancía Vendida
SE ABONA DE:
1.      Del Precio de Costo de las mercancías recibidas de los Clientes por concepto de DEVOLUCION
2.      Por el traspaso de su Saldo a la Cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS
SALDO: Invariablemente Deudor.
      REPRESENTARA: El Costo de la Mercancía Vendida
      hasta el momento, al realizar una operación de Venta de Mercancía se ha indicado cuál es su PRECIO DE COSTO, para afectar las cuentas correspondientes. Pero ¿Cómo SE DETERMINA ESTE PRECIO DE COSTO? 
      Para determinar el precio de costo de la mercancía que sale del almacén y constituye el “COSTO DE VENTAS” ó “COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA”, se efectúa aplicando  los “PROCEDIMIENTOS DE VALUACION DE INVENTARIOS” conocidos con los nombres de:
       PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS ( P E P S ) 
           ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS    ( U E P S )
     COSTO PROMEDIO ó PRECIO MEDIO               ( P M )
Para lo cual, es necesario establecer REGISTROS AUXILIARES de la Cuenta de  ALMACEN, conocidos también como “TARJETAS DE ALMACEN”
Los datos que generalmente contienen las “Tarjetas de Almacén” son los siguientes:
COMO ENCABEZADO: 
Nombre de la Empresa
      Indicación de que es un Registro Auxiliar de Almacén
      Número de Tarjeta de Almacén
      Descripción del Artículo
      Tipo de Unidad: Pieza, Kilo, Litro, Metro, etc.
      Localización: Almacén….Bodega….casillero….Clave
      Indicación de Máximos y Mínimos


COLUMNAS PARA ANOTAR:
Ø       FECHA en que se realizó la operación
Ø       REMISION No., ORDEN No., FACTURA No.
Ø      UNIDADES ( Entradas, Salidas, Existencias)
Ø      COSTO UNITARIO (aplicación según procedimiento P E P S,  U E P S,  P M)
Ø      VALORES  ( debe, Haber y Saldo )

  PROCEDIMIENTO PRIMERAS ENTRADAS,PRIMERAS SALIDAS  (PEPS)
El Procedimiento “Primeras Entradas, Primeras Salidas” consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el “Costo de Ventas”, el costo de adquisición  del lote menos reciente hasta agotarlo, y sólo después, el costo del lote más reciente.
En la Tarjeta Auxiliar de Almacén deben diferenciarse claramente los lotes existentes. Esta diferenciación no implica una separación física de los lotes en el almacén, sino únicamente en la “tarjeta de Almacén”.
Modelo de tarjeta de Almacén (P E P S)













PROCEDIMIENTO ULTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS   (UEPS )
El Procedimiento “Ultimas Entradas, Primeras Salidas” consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el “Costo de Ventas”, el costo de adquisición  del lote más reciente hasta agotarlo, y sólo después, el costo del lote menos reciente.
Conforme a éste procedimiento, también en necesario diferenciar en la Tarjeta Auxiliar de Almacén los lotes existentes, aunque como ya se indicó, esta diferenciación no implica una separación física de los lotes en el almacén, sino únicamente en la “tarjeta de Almacén”.

Modelo de tarjeta de Almacén (U E P S)















  PROCEDIMIENTO COSTO PROMEDIO ó PRECIO MEDIO         ( P M )
El Procedimiento “Costo Promedio ó Precio Medio” consiste en considerar como costo de las mercancías que salen del almacén y constituyen el “Costo de Ventas”, el promedio de los costos de adquisición, resultado de realizar la siguiente Fórmula:

PRECIO MEDIO= SALDO EN VALORES 
                              EXISTENCIAS

(Precio medio igual a Saldo en valores entre existencias)

Modelo de tarjeta de Almacén (P M)

















martes, 25 de enero de 2011

UNIDAD 1 "MAYORES AUXILIARES"

UNIDAD 1
MAYORES AUXILIARES

Como ya se ha comentado, las operaciones realizadas por las empresas deberán anotarse conforme se vayan ejecutando en los libros Diario y Mayor, ya que es obligatorio su uso por las diversas disposiciones legales y fiscales de nuestro marco jurídico.
Al conjunto de estos Libros es lo que se denomina Contabilidad principal, debido a que el registro de operaciones que en ellos se hace se lleva a cabo en forma concentrada, utilizando al efecto ciertas cuentas que tienen un carácter colectivo y las cuales sirven para comprobar, por medio de su saldo, el que arrojen una serie de cuentas particulares que constituyen un análisis de las operaciones anotadas en las primeras de las cuentas citadas.
Por ejemplo, supongamos que una empresa maneja sus fondos por conducto de tres bancos: Banamex, Bancomer y Banorte. Cuando efectúe depósitos en cualquiera de los tres bancos, tendrá que anotar en el Libro Mayor un cargo a la cuenta de Bancos, y cuando expida cheques para retirar fondos de cualquiera de los bancos mencionados, tendrá también que anotar el importe de los mismos como abono en la cuenta ya mencionada.
De acuerdo con lo anterior, en la Contabilidad Principal aparecerá abierta la cuenta de Bancos, en la que se registraron los depósitos efectuados y cheques expedidos de los tres Bancos con que se opera; no obstante, es lógico creer en la necesidad de llevar por separado una cuenta por cada Banco con el propósito de saber el saldo disponible que se tenga en cada uno de ellos.
Estas cuentas establecidas para cada uno de los Bancos, constituyen lo que se llama el Mayor Auxiliar de Bancos, que tiene como finalidad anotar con detalle las operaciones efectuadas con cada uno de ellos y determinar diariamente el importe de los fondos disponibles.
Algo semejante al caso anterior sucede con los Clientes, Proveedores y Acreedores cuyos saldos en la Contabilidad Principal están representados por el que arroje la cuenta que en el Libro Mayor lleva precisamente ese nombre, lo que ayudara a cumplir con las obligaciones fiscales de entregar una declaración de Clientes, Proveedores y Acreedores detallada a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Si bien es cierto que la Contabilidad Principal nos indica qué cantidad nos deben en conjunto todos los Clientes, o en caso contario qué cantidad se debe en conjunto a los  Proveedores o Acreedores, en indudable que para cualquier Empresa sea del giro que sea, en necesario, conocer el monto de las operaciones celebradas con cada uno de ellos en determinada fecha.
Para conocer los datos anteriores, en necesario llevar una cuenta para cada Cliente, Proveedor o Acreedor, y al conjunto de las mismas se le denomina Mayor Auxiliar de Clientes, Mayor Auxiliar de Proveedores, Mayor Auxiliar de Acreedores.
Como complemento de lo anterior, también puede decirse que la Contabilidad Auxiliar es aquella que está representada por una serie de registros, los cuales se llevan con la finalidad de analizar con detalle las operaciones que, en forma resumida, se han registrado en las diferentes cuentas colectivas establecidas en la Contabilidad Principal.
COMPROBACION PERIODICA DE LA CONTABILIDAD AUXILIAR
El procedimiento que se sigue para registrar las operaciones en la Contabilidad Auxiliar, es el siguiente:
Cada vez que en un asiento de diario se haga un cargo o un abono a una cuenta colectiva, deberá corresponderse con una anotación de igual naturaleza en la cuenta que se lleve en el auxiliar respectivo. A estas cuentas que se llevan en los auxiliares se les denomina subcuentas, ya que cada una de ellas representan una parte del saldo de la cuenta de control a que corresponden.
Por regla general, cada mes hay necesidad de comprobar que las anotaciones hechas en los auxiliares y los saldos que arrojen las diferentes subcuentas de los mismos, son correctos para lo cual deberá verificarse que la suma  de los saldos de las subcuentas del auxiliar es igual al saldo que tenga la cuenta de control respectiva, al final del mes.
En caso de que los resultados obtenidos sean diferentes, ello indicará que algún cargo o abono anotado en la cuenta de control, no se operó en la subcuenta del auxiliar, o bien, que habiéndose anotado, se hizo por una cantidad distinta.
Para determinar el error que se hubiera cometido, cualquiera que sea su naturaleza, habrá necesidad de puntear los pases de la Contabilidad Principal a la Contabilidad Auxiliar, siguiendo el procedimiento que a continuación se indica:
a)    Deberá comprobarse que todos los asientos de Diario en que figure como cargo o como abono la cuenta de control, fueron pasados correctamente a la cuenta relativa en el Libro Mayor.
b)    Comprobados los pases de los asientos del Libro Diario al Libro Mayor, se verificarán las sumas del movimiento deudor y movimiento acreedor de la cuenta, con la finalidad de comprobar que el saldo de la misma es correcto.
c)     Hechas las comprobaciones anteriores, si éstas se encontraron correctas, indicará que la diferencia que se haya obtenido entre el saldo que arroje la cuenta de control y la que resulte de sumar los saldos individuales de las subcuentas que forman el auxiliar, se deben a un pase equivocado de los asientos de diario a alguna o algunas de las subcuentas del auxiliar respectivo.
d)    Para localizar y determinar la naturaleza del error se revisará el pase de los asientos de diario a las subcuentas del auxiliar. Dicha revisión aclarará el origen y monto de la diferencia, procediéndose de inmediato a corregir la partida o partidas equivocadas en el auxiliar, hecho lo cual, el saldo que arroje la cuenta colectiva en el Libro Mayor deberá ser igual a la suma de los saldos de las subcuentas del auxiliar respectivo.
FORMAS Y RAYADOS DE LOS REGISTROS AUXILIARES
Son muy variadas las formas que pueden adoptar los registros de la Contabilidad Auxiliar, ya que influyen varios factores, como la naturaleza de las cuentas, el sistema contable que se tenga establecido, la organización interna de las empresas y los informes que se tengan que rendir.
No obstante, a continuación nos referimos a los datos que usualmente contienen algunos de los auxiliares que se establecen para algunas cuentas de Activo, Pasivo y Resultados.
En términos generales, los registros auxiliares se pueden llevar en dos formas distintas: en tarjetas y en libros empastados u hojas sueltas, con rayados previamente adaptados a los datos que se van a registrar en ellos.
En nuestro curso usaremos las tarjetas para llevar los auxiliares de las cuentas de: Bancos, Clientes, Proveedores, Acreedores, porque tienen la facilidad de que se van usando conforme se presenta el caso en las prácticas, con los datos particulares de los nombres y direcciones de las personas que corresponda (las tarjetas se utilizan siempre y cuando la contabilidad se lleve bajo registro manual, de lo contrario los sistemas informáticos registran de manera automática los registros de dichos auxiliares).

También se usan las tarjetas para llevar el control de las existencias de mercancías, cuando el Método establecido para las operaciones de mercancías es el de Inventarios Perpetuos. (Estas tarjetas de almacén se estudiaran ampliamente en la Unidad 11)

Con los Registros de Documentos por Cobrar, Registro de Documentos por Pagar, Los Registros de Gastos de Venta y Registros de Gastos de Administración se usan Libros empastados u hojas sueltas, con rayados especiales, generalmente a base de múltiples columnas, a los que generalmente se les denomina rayados tabulares.
De acuerdo con las explicaciones anteriores, mencionamos a continuación el objeto y los datos que contienen los auxiliares más comunes dentro de la Contabilidad Comercial.
1.- Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores. Se emplean tarjetas de tamaño y rayado estándar, destinando una para cada Cliente, Funcionario y Empleado, Deudor diferente.
El propósito de este auxiliar es llevar un control diario de las deudas que tengan con la empresa los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores, así como facilitar en cualquier momento la preparación de Estados de Cuenta, ya sea para efectos de cobranza o bien con un carácter informativo solamente.
Los datos que deben contener estas tarjetas son:
               1.      Nombre de la Empresa
               2.      Indicar que se trata de una tarjeta de Clientes, Funcionarios y Empleados, o de Deudores.
               3.      Nombre y dirección del Cliente, Funcionario y Empleado, o Deudor.
               4.      Indicar el número de tarjeta.
               5.      Indicar las condiciones de pago y límites de crédito. (en el caso de los Clientes)
               6.      Un rayado que debe contener las siguientes columnas y espacios:
a)    Columna para fecha
b)    Espacio de redacción para hacer las anotaciones que identifiquen y expliquen la operación efectuada. (Concepto)
c)     Columna de referencia, para anotar el número del asiento de diario o el número de folio del diario de donde se tomaron los datos respectivos.
d)    Cuatro columnas de valores: las dos primeras destinadas a cargos y abonos y las dos últimas a saldos deudores o acreedores. (Figura 1).
2.-  Bancos. El  propósito de este auxiliar es el registro de los depósitos y cheques que diariamente se expidan, así como determinar los saldos de cada uno de los bancos con que se opera.
Las tarjetas que se usan en este caso son idénticas a las que se mencionaron  para los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores.
3.-  Registro de Documentos por Cobrar. Usualmente se lleva un control de los documentos por cobrar, en un libro empastado, a base de un rayado  tabular, que contiene los datos característicos de los documentos y los que se refieren al control de estos documentos.
Su propósito es registrar todos los documentos que reciba la Empresa de sus clientes para vigilar sus respectivos vencimientos, y efectuar con oportunidad la cobranza de los mismos o, en su defecto, seguir los trámites legales que fijan nuestras leyes mercantiles.
En general, los datos que debe contener este registro son los siguientes:
               1.      Fecha de recepción del documento.
               2.      Clase de documento (Letra de Cambio o pagaré)
               3.      Número del documento.
               4.      Nombre del girado.
               5.      Importe del documento.
               6.      Fecha de vencimiento.
               7.      Fecha de cobro o endoso.
               8.      Espacio para observaciones.
4.- Proveedores, Acreedores. Estos auxiliares son los que se llevan también normalmente en tarjetas, igual a las de los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores, Bancos.
Tiene por finalidad registrar las cantidades que la empresa deba por las compras efectuadas a crédito o préstamos recibidos de terceras personas, así como los pagos a cuenta o en liquidación de los conceptos antes mencionados.
Se destina una tarjeta para cada Proveedor o Acreedor, en la que se asientan las operaciones celebradas con cada uno de ellos, con el propósito de conocer el saldo  a favor de los mismos en determinada fecha.
5.-  Registro de Documentos por Pagar. Igual que el registro de Documentos por Cobrar, éste también  se acostumbra llevarlo en libro empastado con un rayado tabular que contenga los siguientes datos:
               1.      Fecha en que se suscribe u otorga el documento.
               2.      Clase de documento (Letra de Cambio o pagaré)
               3.      Número del documento.
               4.      Persona o Empresa a favor de quien se expide.
               5.      Importe del documento.
               6.      Fecha de vencimiento.
               7.      Fecha de pago.
               8.      Espacio para observaciones.
Este registro se lleva con la finalidad de anotar todos los documentos sus suscritos por la empresa a favor de sus proveedores por las compras a crédito, o bien a favor de sus acreedores por los préstamos recibidos.
Mediante el mismo puede llevar un control de sus vencimientos para su liquidación oportuna, así como también conocer, en un, momento dado, el valor de los documentos que aún están pendientes de pago.
6.- Registro de Gastos de Venta y Gastos de Administración. Para llevar este registro se emplea la forma del libro tabular, en el que se destinan tantas columnas como sean necesarias para analizar los distintos conceptos que comúnmente se consideran como Gastos de Venta o de Administración