UNIDAD 1
MAYORES AUXILIARES
Como ya se ha comentado, las operaciones realizadas por las empresas deberán anotarse conforme se vayan ejecutando en los libros Diario y Mayor, ya que es obligatorio su uso por las diversas disposiciones legales y fiscales de nuestro marco jurídico.
Al conjunto de estos Libros es lo que se denomina Contabilidad principal, debido a que el registro de operaciones que en ellos se hace se lleva a cabo en forma concentrada, utilizando al efecto ciertas cuentas que tienen un carácter colectivo y las cuales sirven para comprobar, por medio de su saldo, el que arrojen una serie de cuentas particulares que constituyen un análisis de las operaciones anotadas en las primeras de las cuentas citadas.
Por ejemplo, supongamos que una empresa maneja sus fondos por conducto de tres bancos: Banamex, Bancomer y Banorte. Cuando efectúe depósitos en cualquiera de los tres bancos, tendrá que anotar en el Libro Mayor un cargo a la cuenta de Bancos, y cuando expida cheques para retirar fondos de cualquiera de los bancos mencionados, tendrá también que anotar el importe de los mismos como abono en la cuenta ya mencionada.
De acuerdo con lo anterior, en la Contabilidad Principal aparecerá abierta la cuenta de Bancos, en la que se registraron los depósitos efectuados y cheques expedidos de los tres Bancos con que se opera; no obstante, es lógico creer en la necesidad de llevar por separado una cuenta por cada Banco con el propósito de saber el saldo disponible que se tenga en cada uno de ellos.
Estas cuentas establecidas para cada uno de los Bancos, constituyen lo que se llama el Mayor Auxiliar de Bancos, que tiene como finalidad anotar con detalle las operaciones efectuadas con cada uno de ellos y determinar diariamente el importe de los fondos disponibles.
Algo semejante al caso anterior sucede con los Clientes, Proveedores y Acreedores cuyos saldos en la Contabilidad Principal están representados por el que arroje la cuenta que en el Libro Mayor lleva precisamente ese nombre, lo que ayudara a cumplir con las obligaciones fiscales de entregar una declaración de Clientes, Proveedores y Acreedores detallada a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Si bien es cierto que la Contabilidad Principal nos indica qué cantidad nos deben en conjunto todos los Clientes, o en caso contario qué cantidad se debe en conjunto a los Proveedores o Acreedores, en indudable que para cualquier Empresa sea del giro que sea, en necesario, conocer el monto de las operaciones celebradas con cada uno de ellos en determinada fecha.
Para conocer los datos anteriores, en necesario llevar una cuenta para cada Cliente, Proveedor o Acreedor, y al conjunto de las mismas se le denomina Mayor Auxiliar de Clientes, Mayor Auxiliar de Proveedores, Mayor Auxiliar de Acreedores.
Como complemento de lo anterior, también puede decirse que la Contabilidad Auxiliar es aquella que está representada por una serie de registros, los cuales se llevan con la finalidad de analizar con detalle las operaciones que, en forma resumida, se han registrado en las diferentes cuentas colectivas establecidas en la Contabilidad Principal.
COMPROBACION PERIODICA DE LA CONTABILIDAD AUXILIAR
El procedimiento que se sigue para registrar las operaciones en la Contabilidad Auxiliar, es el siguiente:
Cada vez que en un asiento de diario se haga un cargo o un abono a una cuenta colectiva, deberá corresponderse con una anotación de igual naturaleza en la cuenta que se lleve en el auxiliar respectivo. A estas cuentas que se llevan en los auxiliares se les denomina subcuentas, ya que cada una de ellas representan una parte del saldo de la cuenta de control a que corresponden.
Por regla general, cada mes hay necesidad de comprobar que las anotaciones hechas en los auxiliares y los saldos que arrojen las diferentes subcuentas de los mismos, son correctos para lo cual deberá verificarse que la suma de los saldos de las subcuentas del auxiliar es igual al saldo que tenga la cuenta de control respectiva, al final del mes.
En caso de que los resultados obtenidos sean diferentes, ello indicará que algún cargo o abono anotado en la cuenta de control, no se operó en la subcuenta del auxiliar, o bien, que habiéndose anotado, se hizo por una cantidad distinta.
Para determinar el error que se hubiera cometido, cualquiera que sea su naturaleza, habrá necesidad de puntear los pases de la Contabilidad Principal a la Contabilidad Auxiliar, siguiendo el procedimiento que a continuación se indica:
a) Deberá comprobarse que todos los asientos de Diario en que figure como cargo o como abono la cuenta de control, fueron pasados correctamente a la cuenta relativa en el Libro Mayor.
b) Comprobados los pases de los asientos del Libro Diario al Libro Mayor, se verificarán las sumas del movimiento deudor y movimiento acreedor de la cuenta, con la finalidad de comprobar que el saldo de la misma es correcto.
c) Hechas las comprobaciones anteriores, si éstas se encontraron correctas, indicará que la diferencia que se haya obtenido entre el saldo que arroje la cuenta de control y la que resulte de sumar los saldos individuales de las subcuentas que forman el auxiliar, se deben a un pase equivocado de los asientos de diario a alguna o algunas de las subcuentas del auxiliar respectivo.
d) Para localizar y determinar la naturaleza del error se revisará el pase de los asientos de diario a las subcuentas del auxiliar. Dicha revisión aclarará el origen y monto de la diferencia, procediéndose de inmediato a corregir la partida o partidas equivocadas en el auxiliar, hecho lo cual, el saldo que arroje la cuenta colectiva en el Libro Mayor deberá ser igual a la suma de los saldos de las subcuentas del auxiliar respectivo.
FORMAS Y RAYADOS DE LOS REGISTROS AUXILIARES
Son muy variadas las formas que pueden adoptar los registros de la Contabilidad Auxiliar, ya que influyen varios factores, como la naturaleza de las cuentas, el sistema contable que se tenga establecido, la organización interna de las empresas y los informes que se tengan que rendir.
No obstante, a continuación nos referimos a los datos que usualmente contienen algunos de los auxiliares que se establecen para algunas cuentas de Activo, Pasivo y Resultados.
En términos generales, los registros auxiliares se pueden llevar en dos formas distintas: en tarjetas y en libros empastados u hojas sueltas, con rayados previamente adaptados a los datos que se van a registrar en ellos.
En nuestro curso usaremos las tarjetas para llevar los auxiliares de las cuentas de: Bancos, Clientes, Proveedores, Acreedores, porque tienen la facilidad de que se van usando conforme se presenta el caso en las prácticas, con los datos particulares de los nombres y direcciones de las personas que corresponda (las tarjetas se utilizan siempre y cuando la contabilidad se lleve bajo registro manual, de lo contrario los sistemas informáticos registran de manera automática los registros de dichos auxiliares).
También se usan las tarjetas para llevar el control de las existencias de mercancías, cuando el Método establecido para las operaciones de mercancías es el de Inventarios Perpetuos. (Estas tarjetas de almacén se estudiaran ampliamente en la Unidad 11)
Con los Registros de Documentos por Cobrar, Registro de Documentos por Pagar, Los Registros de Gastos de Venta y Registros de Gastos de Administración se usan Libros empastados u hojas sueltas, con rayados especiales, generalmente a base de múltiples columnas, a los que generalmente se les denomina rayados tabulares.
De acuerdo con las explicaciones anteriores, mencionamos a continuación el objeto y los datos que contienen los auxiliares más comunes dentro de la Contabilidad Comercial.
1.- Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores. Se emplean tarjetas de tamaño y rayado estándar, destinando una para cada Cliente, Funcionario y Empleado, Deudor diferente.
El propósito de este auxiliar es llevar un control diario de las deudas que tengan con la empresa los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores, así como facilitar en cualquier momento la preparación de Estados de Cuenta, ya sea para efectos de cobranza o bien con un carácter informativo solamente.
Los datos que deben contener estas tarjetas son:
1. Nombre de la Empresa
2. Indicar que se trata de una tarjeta de Clientes, Funcionarios y Empleados, o de Deudores.
3. Nombre y dirección del Cliente, Funcionario y Empleado, o Deudor.
4. Indicar el número de tarjeta.
5. Indicar las condiciones de pago y límites de crédito. (en el caso de los Clientes)
6. Un rayado que debe contener las siguientes columnas y espacios:
a) Columna para fecha
b) Espacio de redacción para hacer las anotaciones que identifiquen y expliquen la operación efectuada. (Concepto)
c) Columna de referencia, para anotar el número del asiento de diario o el número de folio del diario de donde se tomaron los datos respectivos.
d) Cuatro columnas de valores: las dos primeras destinadas a cargos y abonos y las dos últimas a saldos deudores o acreedores. (Figura 1).
2.- Bancos. El propósito de este auxiliar es el registro de los depósitos y cheques que diariamente se expidan, así como determinar los saldos de cada uno de los bancos con que se opera.
Las tarjetas que se usan en este caso son idénticas a las que se mencionaron para los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores.
3.- Registro de Documentos por Cobrar. Usualmente se lleva un control de los documentos por cobrar, en un libro empastado, a base de un rayado tabular, que contiene los datos característicos de los documentos y los que se refieren al control de estos documentos.
Su propósito es registrar todos los documentos que reciba la Empresa de sus clientes para vigilar sus respectivos vencimientos, y efectuar con oportunidad la cobranza de los mismos o, en su defecto, seguir los trámites legales que fijan nuestras leyes mercantiles.
En general, los datos que debe contener este registro son los siguientes:
1. Fecha de recepción del documento.
2. Clase de documento (Letra de Cambio o pagaré)
3. Número del documento.
4. Nombre del girado.
5. Importe del documento.
6. Fecha de vencimiento.
7. Fecha de cobro o endoso.
8. Espacio para observaciones.
4.- Proveedores, Acreedores. Estos auxiliares son los que se llevan también normalmente en tarjetas, igual a las de los Clientes, Funcionarios y Empleados, Deudores, Bancos.
Tiene por finalidad registrar las cantidades que la empresa deba por las compras efectuadas a crédito o préstamos recibidos de terceras personas, así como los pagos a cuenta o en liquidación de los conceptos antes mencionados.
Se destina una tarjeta para cada Proveedor o Acreedor, en la que se asientan las operaciones celebradas con cada uno de ellos, con el propósito de conocer el saldo a favor de los mismos en determinada fecha.
5.- Registro de Documentos por Pagar. Igual que el registro de Documentos por Cobrar, éste también se acostumbra llevarlo en libro empastado con un rayado tabular que contenga los siguientes datos:
1. Fecha en que se suscribe u otorga el documento.
2. Clase de documento (Letra de Cambio o pagaré)
3. Número del documento.
4. Persona o Empresa a favor de quien se expide.
5. Importe del documento.
6. Fecha de vencimiento.
7. Fecha de pago.
8. Espacio para observaciones.
Este registro se lleva con la finalidad de anotar todos los documentos sus suscritos por la empresa a favor de sus proveedores por las compras a crédito, o bien a favor de sus acreedores por los préstamos recibidos.
Mediante el mismo puede llevar un control de sus vencimientos para su liquidación oportuna, así como también conocer, en un, momento dado, el valor de los documentos que aún están pendientes de pago.
6.- Registro de Gastos de Venta y Gastos de Administración. Para llevar este registro se emplea la forma del libro tabular, en el que se destinan tantas columnas como sean necesarias para analizar los distintos conceptos que comúnmente se consideran como Gastos de Venta o de Administración
